Categorizza i compiti per modalità cognitiva, non per argomento
Raggruppa i compiti per il tipo di pensiero che richiedono — non solo per progetto — per minimizzare il cambio di marcia mentale tra un blocco e l'altro.
Why it works
Tipi diversi di compiti attivano circuiti prefrontali e attentivi diversi: la scrittura analitica usa elaborazione linguistica sequenziale; il design visivo usa elaborazione spaziale; l'email usa cognizione sociale e cambio rapido. Raggruppare per argomento ma mescolare modalità (ad esempio, scrivere un'email di rapporto insieme a comporre una proposta) impone comunque costi di cambio. Raggruppare per modalità cognitiva — tutta la scrittura generativa insieme, tutta la revisione insieme — massimizza la coerenza all'interno del blocco.
How to do it
- Elenca ogni tipo di compito nella tua settimana ed etichetta la sua modalità cognitiva primaria: "generare" (creare da zero), "revisionare" (valutare lavoro esistente), "comunicare" (rispondere alle persone), "amministrativo" (logistica a bassa cognizione).
- Assegna ogni modalità a una finestra temporale dedicata invece di mescolare modalità all'interno di un blocco.
- Quando appare un nuovo compito, ordinalo in una categoria di modalità prima di programmarlo.
- Dopo due settimane, nota quali transizioni di modalità sembrano più costose — quelle sono i cambi che vale più la pena proteggere.
Prove scientifiche
La ricerca sul cambio di compito mostra costantemente che passare tra compiti che richiedono set di risposta diversi impone un costo prestazionale oltre alla meccanica del cambio fisico — un processo di "riconfigurazione del set di compito" che richiede tempo anche quando le persone si sentono pronte. (observational)
Gli studi di laboratorio sul cambio di compito usano compiti semplici e controllati; l'entità dei costi di cambio nel lavoro conoscitivo reale varia per complessità del compito e individuo.
Fonti
- Monsell (2003), task switching review, Trends in Cognitive Sciences
Errore comune
Raggruppare per etichetta di progetto ("tutto il lavoro di marketing") mescolando comunque modalità cognitive all'interno del blocco, il che preserva la maggior parte del costo di cambio che il blocco doveva eliminare.
Metti in pratica questo con IX Coach
More practices for Task Batching: Raggruppare Lavoro Simile per Tagliare i Costi di Cambio
- Raggruppa l'email in 2-3 finestre fisse al giorno
Elabora l'email in finestre dedicate di 20-30 minuti invece di rispondere ogni volta che arriva una notifica.
- Raggruppa decisioni a basso rischio per ridurre l'affaticamento decisionale
Raggruppa decisioni di routine in un unico slot settimanale invece di prenderle man mano che appaiono.
- Sequenzia i compiti creativi prima di quelli reattivi ogni giorno
Fai il lavoro generativo (creare) prima del lavoro reattivo (rispondere) — mai il contrario.
- Riserva i compiti amministrativi per il tuo calo cognitivo
Assegna i compiti amministrativi a bassa cognizione al momento della giornata in cui la tua concentrazione è naturalmente più bassa.
- Crea un protocollo di batch di comunicazione per il tuo team
Concorda con i collaboratori finestre di risposta attese così che il batching non crei una percepita indisponibilità.
- Raggruppa la pianificazione settimanale in un'unica sessione di revisione
Consolida tutta la revisione dei compiti, la prioritizzazione e la programmazione in un'unica sessione settimanale invece di pianificare continuamente durante la settimana.
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