Instrada le email rimandate in un vero sistema di compiti

Qualsiasi email che richiede un'azione futura appartiene a un gestore di attività con una scadenza — non a una cartella della casella con contrassegno o stella.

Why it works

Mantenere il lavoro rimandato nella casella confonde il canale di raccolta con il sistema di lavoro, il che significa dover riscandagliare la casella per trovare gli elementi da agire — trasformando ogni visita in un'operazione di ordinamento, non di elaborazione. Un sistema di compiti separato archivia il lavoro per contesto e data, lo fa riemergere quando è rilevante e lo rimuove del tutto dalla casella.

How to do it

1. Scegli un gestore di attività — può essere semplice (un quaderno fisico, una singola app di liste) — che già usi.
2. Quando rimandi un'email, crea un compito con l'azione richiesta (non "email di Mario") e una scadenza, poi archivia l'email.
3. Fai una revisione settimanale sia del sistema di compiti sia della casella per recuperare ciò che è sfuggito.

Prove scientifiche

I sistemi di memoria esterna (liste di compiti, calendari) scaricano la memoria di lavoro, e il beneficio di questo scarico dipende dalla fiducia nel sistema — coerentemente con la ricerca sullo scarico cognitivo e sulla memoria prospettica. Inbox Zero amplifica questo effetto: la casella viene svuotata solo quando c'è un posto affidabile dove mettere le cose. (mechanistic)

La ricerca sullo scarico cognitivo è generale; il beneficio specifico di separare la casella dal sistema di compiti è un'affermazione pratica di Merlin Mann, non studiata in modo indipendente.

Fonti

• Risko & Gilbert (2016), cognitive offloading, Trends in Cognitive Sciences

Errore comune

Usare stelle, contrassegni o etichette colorate nella casella come sistema di compiti — sono segnali visivi senza date, contesti o la possibilità di essere prioritizzati rispetto ad altro lavoro.