Massimizza il rapporto di Action Step nelle riunioni

Giudica la produttività di una riunione dal rapporto di Action Steps che genera, non da quanto è sembrata coinvolgente o interessante.

Why it works

Le riunioni creative generano idee facilmente ma Action Steps in modo incoerente. La riunione "sembra produttiva" per via della stimolazione sociale e della generazione di idee, anche quando non produce alcun impegno. Usare il conteggio degli Action Steps come metrica proxy del valore della riunione riformula la domanda da "è stato interessante?" a "questo fa avanzare qualcosa?" — il che crea uno standard qualitativamente diverso per ciò che costituisce una riunione utile.

How to do it

1. Designa qualcuno per catturare esplicitamente gli Action Steps durante tutta la riunione — non solo in un documento generico di appunti.
2. Alla fine di ogni riunione, leggi ad alta voce gli Action Steps, conferma che ognuno abbia un verbo e un unico proprietario, e distribuiscili prima di lasciare la stanza.
3. Se una riunione non produce Action Steps, segnala che è stata una riunione solo di riferimento e chiediti se riunioni future dello stesso tipo valgono il tempo.

Prove scientifiche

La ricerca sull'efficacia delle riunioni trova costantemente che le riunioni senza assegnazioni d'azione chiare sono la fonte più comune di spreco percepito. La riunione "senza esito" è ben riconosciuta nella letteratura organizzativa; usare il conteggio degli Action Steps come metrica è un'euristica pratica più che uno strumento di misurazione testato. (anecdotal)

Il conteggio degli Action Steps come metrica di qualità della riunione è un'euristica pratica ragionevole; non tutte le riunioni di valore producono Action Steps (ad esempio riunioni di condivisione informazioni o allineamento).

Errore comune

Catturare gli Action Steps su una lavagna condivisa ma senza assegnare proprietari o distribuirli in forma scritta — i passi catturati solo visivamente nella stanza vengono dimenticati entro il giorno successivo.