Wiederkehrende Tagesaufgaben bündeln

Gruppieren Sie routinemäßige Tagesaufgaben in ein festes Bündel, damit sie nicht den Rest Ihres Tages zersplittern.

Why it works

Wiederkehrende Verpflichtungen (E-Mail, Nachrichten, administrative Aufgaben) sind gering komplex, aber hochfrequent, und wenn sie fortlaufend erledigt werden, zersplittern sie die Aufmerksamkeit durch ständigen Aufgabenwechsel. Sie in ein festgelegtes tägliches Zeitfenster zu bündeln fasst viele kleine Wechsel in einen zusammen und bewahrt längere ununterbrochene Aufmerksamkeitsstrecken für die Arbeit auf Ihrer geschlossenen Liste.

How to do it

1. Identifizieren Sie die wiederkehrenden Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen, unabhängig davon, was sonst passiert.
2. Weisen Sie ihnen ein festes, begrenztes Zeitfenster im Tag zu und erledigen Sie sie alle auf einmal.
3. Verschieben Sie außerhalb dieses Fensters eingehende Vorkommnisse, statt sofort zu reagieren.
4. Schützen Sie den Rest Ihres Tages als nicht-reaktive Zeit für Ihre geschlossene Liste.

Evidenz

Deckt sich mit Forschung zu Aufmerksamkeitsrückständen und Aufgabenwechsel: jeder Wechsel trägt Kosten, und Bündelung reduziert die Anzahl der Wechsel pro Einheit administrativer Arbeit. Sophie Leroys Befund zu Aufmerksamkeitsrückständen ist direkt relevant. (observational)

E-Mail und Nachrichten zu bündeln ist in autonomen Rollen leichter; stark kollaborative oder kundenorientierte Rollen können strukturellen Einschränkungen unterliegen.

Quellen

• Leroy (2009), "Why is it so hard to do my work?", Organizational Behavior and Human Decision Processes
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168-181.
• Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763-797.

Häufiger Fehler

Im Prinzip bündeln, aber Desktop-Benachrichtigungen beibehalten, die trotzdem einen Blick auslösen — das stellt die Unterbrechungskosten wieder her, ohne den formalen Wechsel.