Preferire per default la comunicazione asincrona

Tratta la comunicazione in tempo reale come l'eccezione, non la regola — la maggior parte delle cose non richiede una risposta immediata.

Why it works

La comunicazione in tempo reale (Slack, chiamate, riunioni) frammenta l'attenzione e crea l'aspettativa di risposte immediate, il che mantiene tutti in modalità reattiva. La comunicazione asincrona (scritta, con una finestra di risposta esplicita) rispetta il programma di attenzione del destinatario e costringe chi scrive a pensare con più cura prima di scrivere — il che migliora la qualità della comunicazione e ne riduce drasticamente il volume.

How to do it

1. Stabilisci un default di squadra o personale: a meno che qualcosa sia genuinamente critico dal punto di vista temporale, comunica per iscritto con una finestra di risposta di 24 ore.
2. Disattiva o silenzia le notifiche di messaggistica sincrona tranne durante le finestre di risposta designate.
3. Quando senti l'impulso di inviare un messaggio in tempo reale, chiediti: "Questo richiede una risposta nella prossima ora?" — se no, scrivilo in modo asincrono.
4. Scrivi i messaggi asincroni con abbastanza contesto da non generare quattro domande di follow-up.

Prove scientifiche

La ricerca sul residuo di attenzione mostra che le interruzioni in tempo reale impongono costi di recupero significativi; la comunicazione asincrona riduce queste interruzioni. Le organizzazioni che usano strutture asincrone-per-prime riportano più tempo di lavoro profondo. Il lavoro sperimentale sul lavoro interrotto ha trovato che dopo un'interruzione le persone lavorano più velocemente per compensare ma pagano con più stress e maggiore frustrazione, quantificando il costo nascosto di una norma in tempo reale. (observational)

La ricerca sui posti di lavoro asincroni-per-prima è per lo più basata su casi studio e sondaggi; i confronti controllati tra squadre sincrone e a-default-asincrono sono limitati. I costi di coordinamento dell'asincrono possono essere più alti per certi tipi di compito.

Fonti

• Leroy (2009), attention residue, Organizational Behavior and Human Decision Processes
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181.
• Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI '08), 107–110.

Errore comune

Passare a strumenti asincroni-per-default (email invece di Slack) mantenendo le norme implicite di risposta immediata, il che preserva la cultura dell'urgenza senza cambiare il mezzo.