Definisci "importante" esplicitamente come team
Prima di ordinare i compiti, allineati su cosa significhi "importante" — quali obiettivi, per chi, su quale orizzonte temporale.
Why it works
In un team, "importante" non è auto-evidente: dipende da quali obiettivi vengono prioritizzati, di chi sono gli obiettivi, e su quale orizzonte. Quando questo viene lasciato implicito, ogni persona ordina secondo la propria definizione implicita, producendo disaccordi che sembrano dispute di priorità ma sono in realtà dispute di definizione. Rendere esplicita la definizione fa sì che i disaccordi emergano come conflitti di obiettivi — il vero problema — anziché apparire come differenze di personalità o giudizio.
How to do it
- Inizia ogni sessione di definizione delle priorità del team scrivendo i due o tre obiettivi principali del team su una superficie condivisa.
- Per ogni obiettivo, chiediti: su quale orizzonte temporale, e come si scambia con gli altri se c'è un conflitto?
- Definisci "importante" come: fa avanzare direttamente uno di questi obiettivi.
- Rivedi la definizione insieme prima di ordinare qualsiasi compito — rimanda l'ordinamento finché la definizione non è concordata.
Prove scientifiche
La chiarezza degli obiettivi è uno dei predittori più robusti della prestazione del team nella ricerca organizzativa. L'ambiguità negli obiettivi condivisi produce sforzo non coordinato, mentre l'allineamento esplicito degli obiettivi riduce i costi di coordinamento. Definire esplicitamente l'importanza applica questo principio al passo di definizione delle priorità. (observational)
La ricerca sulla chiarezza degli obiettivi è robusta in generale; l'applicazione specifica alla matrice di Eisenhower nei contesti di team è un'estensione dei professionisti, non un intervento studiato separatamente.
Fonti
- Locke & Latham (2002), "Building a Practically Useful Theory of Goal Setting", American Psychologist
Errore comune
Assumere che il team sia d'accordo su cosa significhi "importante" perché tutti annuiscono alla mission aziendale. La mission è di solito troppo astratta per risolvere le dispute effettive sulle priorità dei compiti; servono obiettivi operazionalizzati del trimestre corrente.
Metti in pratica questo con IX Coach
More practices for La Matrice di Eisenhower per i Team
- Fai emergere la fonte dell'urgenza prima di accettarla
Chiediti di chi è l'urgenza e se è stata creata da un'azione a monte mancante.
- Proteggi il lavoro importante-non-urgente come impegno di team
Pianifica il lavoro Q2 su un calendario condiviso così i compiti urgenti non possano rivendicarlo per default.
- Stabilisci un protocollo di delega esplicito per i compiti Q3
Definisci in anticipo chi riceve quali tipi di compiti urgenti-ma-non-importanti — prima che arrivino.
- Esegui una revisione regolare di eliminazione del team
Rivedi periodicamente cosa sta facendo il team che non serve più alcun obiettivo attuale.
- Esegui un'unica riunione settimanale di definizione delle priorità
Sostituisci le richieste ad hoc di priorità con un'unica riunione settimanale dove l'intero team riordina insieme.