第3象限の活動を排除または委任する

「緊急」の多くは他人の優先事項が姿を変えたものだ。監査して手放そう。

Why it works

第3象限(緊急だが自分にとって重要でない)は、社会的・職業的な圧力とともにやってくる他者からの依頼で大部分を占められています。緊急性の信号がそれを重要に感じさせますが、重要性と緊急性は直交する次元です。第3象限を第1象限と取り違えることは最も一貫した時間配分の誤りの一つであり、体系的に第2象限を押しのけます。

How to do it

1. マッピング演習で出た第3象限の項目を見直し、それぞれについて「これは自分の本当の目標にとって重要か?」と問う。
2. 自分が抱えている第3象限の項目それぞれについて、断れるか、委任できるか、まとめて処理できるかを見極める。
3. 今週、繰り返し発生する第3象限の依頼を少なくとも一つ断るか委任する。
4. 第3象限の依頼に対するデフォルトの返答を用意する(「金曜日までに対応します」は評価する時間を稼ぐ)。

エビデンス

意思決定疲労と注意に関する研究は、届いたすべての依頼をあたかも重要であるかのように扱うことのコストを裏付けています。第3象限という枠組みは、その評価を明示的にします。 (mechanistic)

一見第3象限に見える項目の中には、長期的に重要な関係への投資であるものもあります。監査には判断力が必要であり、一律に断る方針ではありません。

よくある間違い

「他人にとって緊急」と「自分にとって重要」を混同し、反射的にイエスと言ってしまうこと。これが第2象限が押しのけられる中心的なメカニズムだ。