Agrupe ações recorrentes do mesmo dia

Agrupe tarefas diárias de rotina em um bloco consistente para que não fragmentem o resto do seu dia.

Why it works

Obrigações recorrentes (e-mail, mensagens, tarefas administrativas) têm baixa complexidade mas alta frequência, e quando tratadas continuamente fragmentam a atenção por meio de troca constante de tarefas. Agrupá-las em uma janela diária designada colapsa muitas pequenas trocas em uma só, preservando trechos mais longos de atenção ininterrupta para o trabalho da sua lista fechada.

How to do it

1. Identifique as tarefas recorrentes que você trata todos os dias, independentemente do que mais esteja acontecendo.
2. Atribua a elas uma janela fixa e delimitada no seu dia e trate todas de uma vez.
3. Fora dessa janela, adie instâncias recebidas em vez de responder imediatamente.
4. Proteja o resto do seu dia como tempo não reativo para a sua lista fechada.

Evidência

Consistente com a pesquisa de resíduo de atenção e troca de tarefas: cada troca tem um custo, e o agrupamento reduz o número de trocas por unidade de trabalho administrativo. O achado de resíduo de atenção de Sophie Leroy é diretamente relevante. (observational)

Agrupar e-mails e mensagens é mais fácil em funções autônomas; funções altamente colaborativas ou voltadas para o cliente podem enfrentar restrições estruturais.

Fontes

• Leroy (2009), "Why is it so hard to do my work?", Organizational Behavior and Human Decision Processes
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168-181.
• Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive control of cognitive processes in task switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763-797.

Erro comum

Agrupar em princípio, mas manter notificações de desktop que ainda assim provocam uma olhada, recriando o custo da interrupção sem a troca formal.