A regra dos dois minutos

Se uma ação esclarecida leva menos de dois minutos, faça-a agora em vez de rastreá-la.

Why it works

O custo de capturar, organizar e depois reengajar uma tarefa minúscula pode superar o custo de simplesmente fazê-la. Para ações muito curtas, adiar é líquido-negativo — adiciona carga de rastreamento e uma futura troca de contexto. Fazê-las imediatamente mantém o sistema enxuto e impede que itens triviais se acumulem em uma pilha desmoralizante.

How to do it

1. Durante o esclarecimento, verifique se a próxima ação leva aproximadamente dois minutos ou menos.
2. Se sim, faça-a na hora em vez de adicioná-la a qualquer lista.
3. Se for mais longa, adie-a para a lista apropriada ou delegue-a.

Evidência

Uma heurística prática de eficiência sobre a sobrecarga do rastreamento de tarefas; o limite de dois minutos é a regra prática de Allen, não um corte estudado. O ponto subjacente — que trocar e rastrear carregam custos reais — é consistente com a pesquisa de troca de tarefas. (mechanistic)

O número "dois minutos" é arbitrário e definido por praticante; o princípio é evitar sobrecarga de rastreamento que exceda a própria tarefa.

Fontes

• Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763–797.
• Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140.

Erro comum

Deixar a regra dos dois minutos correr solta durante o tempo focado, então você continua fazendo pequenas tarefas em vez do trabalho profundo para o qual você se sentou — ela pertence ao passo de esclarecimento, não ao dia inteiro.