Arquive tudo em vez de organizar em pastas

Mova e-mails processados para um único arquivo em vez de classificá-los em pastas — a busca substitui a hierarquia.

Why it works

Criar e manter uma taxonomia elaborada de pastas é uma segunda forma de trabalho que costuma custar mais do que o valor que fornece. A busca de e-mail moderna é rápida e confiável o suficiente para que a organização hierárquica raramente seja o caminho mais rápido de recuperação. Eliminar a decisão de arquivamento remove um ponto de microatrito que faz as pessoas deixarem e-mail na caixa de entrada "até eu descobrir onde colocar".

How to do it

1. Crie uma única pasta de arquivo (ou use a abordagem "Todos os e-mails" do Gmail) e direcione todo e-mail processado para lá.
2. Confie na busca: quando precisar de um e-mail, busque por remetente, palavras-chave do assunto ou intervalo de datas.
3. Se sua função exigir um pequeno conjunto de categorias de referência (RH, contratos, nomes de projetos), mantenha apenas essas — não tópicos pessoais.

Evidência

Estudos sobre comportamento de recuperação de informação mostram que a busca supera consistentemente a navegação por pastas na localização de e-mails arquivados, e que usuários que arquivam extensivamente não recuperam mais rápido do que os que usam busca. (observational)

Este é um estudo mais antigo; ferramentas de busca modernas são significativamente mais capazes, o que fortalece, em vez de enfraquecer, o argumento para arquivar em vez de usar pastas.

Fontes

• Whittaker & Sidner (1996), "Email overload: exploring personal information management of email," CHI 1996 — foundational study on filing vs search behavior

Erro comum

Gastar tempo criando uma hierarquia de pastas perfeita antes de processar — isso é ansiedade de preparação disfarçada de produtividade.