Direcione e-mails adiados para um sistema de tarefas real

Qualquer e-mail que exija ação futura pertence a um gerenciador de tarefas com data de conclusão — não a uma pasta marcada ou favoritada na caixa de entrada.

Why it works

Manter o trabalho adiado na caixa de entrada confunde o canal de coleta com o sistema de trabalho, o que significa que a caixa de entrada precisa ser reescaneada para encontrar itens acionáveis — tornando cada visita à caixa uma operação de triagem, não de processamento. Um sistema de tarefas separado armazena o trabalho por contexto e data, traz de volta quando relevante e o remove completamente da caixa de entrada.

How to do it

1. Escolha um gerenciador de tarefas — pode ser simples (um caderno físico, um único app de lista) — que você já usa.
2. Ao adiar um e-mail, crie uma tarefa com a ação exigida (não "e-mail do João") e uma data de conclusão, depois arquive o e-mail.
3. Faça uma revisão semanal tanto do sistema de tarefas quanto da caixa de entrada para pegar qualquer coisa que tenha escapado.

Evidência

Sistemas de memória externa (listas de tarefas, calendários) descarregam a memória de trabalho, e o benefício desse descarregamento depende de confiar no sistema — consistente com pesquisas sobre descarregamento cognitivo e memória prospectiva. O Inbox Zero amplifica isso: a caixa de entrada só é esvaziada quando há um lugar confiável para colocar as coisas. (mechanistic)

A pesquisa sobre descarregamento é geral; o benefício específico de separar a caixa de entrada do sistema de tarefas é uma afirmação de profissional de Merlin Mann, não estudada de forma independente.

Fontes

• Risko & Gilbert (2016), cognitive offloading, Trends in Cognitive Sciences

Erro comum

Usar estrelas, marcações ou etiquetas coloridas na caixa de entrada como sistema de tarefas — são pistas visuais sem datas, contextos ou capacidade de serem priorizadas em relação a outros trabalhos.