Defina e cumpra um limite de WIP (Trabalho em Curso)

Limite-se a duas ou três tarefas na coluna Fazendo a qualquer momento — nunca mais, mesmo quando começar uma tarefa nova parecer mais fácil do que terminar uma antiga.

Why it works

Começar um trabalho novo é cognitivamente mais fácil e mais gratificante do que concluir um trabalho difícil já existente — tarefas novas oferecem novidade, autonomia e uma primeira dose de progresso. Sem um limite de WIP, essa preferência por começar em vez de terminar cria uma fila crescente de trabalho pela metade, aumentando a carga cognitiva (efeito Zeigarnik) e reduzindo a produtividade (mais itens em curso, mas menos concluídos). Um limite de WIP força a escolha mais difícil, mas mais produtiva: terminar antes de começar. Na teoria das filas, limitar a profundidade da fila melhora diretamente o tempo médio de conclusão (Lei de Little).

How to do it

1. Decida seu limite de WIP antes de começar a trabalhar — para a maioria das pessoas, dois ou três é apropriado.
2. Escreva o limite de forma visível na coluna Fazendo.
3. Quando a coluna Fazendo estiver cheia e você quiser começar algo novo, a regra é: termine algo primeiro.

Evidência

A Lei de Little (produtividade = WIP / tempo de ciclo) é um resultado matemático da teoria das filas que se aplica diretamente ao trabalho do conhecimento: reduzir o WIP reduz o tempo médio de ciclo. O método Kanban no desenvolvimento de software (Anderson, 2010) relata melhora na produtividade com limites de WIP, embora sejam principalmente estudos de caso observacionais. (mechanistic)

A Lei de Little se aplica a sistemas estáveis; o trabalho do conhecimento é variável, e o limite exato de WIP não é derivável da fórmula — precisa ser calibrado pela experiência.

Fontes

• Little (1961), a proof for the queuing formula L = λW, Operations Research

Erro comum

Definir um limite de WIP, mas abrir exceções sempre que "esta é urgente" — cada exceção leva a coluna Fazendo acima do limite e reintroduz o problema da multitarefa.