Delegar o minimizar sistemáticamente el Cuadrante III

Las tareas urgentes pero no importantes son la fuga de tiempo más peligrosa; construye un sistema para manejarlas sin tu atención.

Why it works

Las tareas del Cuadrante III (urgentes, no importantes) se sienten como tareas del Cuadrante 1 debido a su urgencia; el cerebro responde a la presión de tiempo como si hubiera mucho en juego. Pero atenderlas produce actividad sin consecuencia. Enrutar sistemáticamente las tareas del Cuadrante III hacia la delegación, la automatización o el procesamiento por lotes elimina la falsa presión de urgencia y crea capacidad para el trabajo del Cuadrante II.

How to do it

1. A partir de tu registro de tiempo, identifica tus tareas del Cuadrante III de mayor volumen.
2. Para cada una, pregunta: ¿se puede delegar? ¿automatizar? ¿agrupar en un proceso de menor frecuencia?
3. Establece una regla para al menos una categoría del Cuadrante III: una respuesta plantilla, una bandeja delegada o un sistema de procesamiento por lotes.

Evidencia

La investigación organizacional sobre delegación y automatización muestra que estas estrategias liberan de manera confiable tiempo gerencial para trabajo de mayor valor. El encuadre del Cuadrante III es la contribución práctica de Covey; el principio subyacente de eliminar trabajo de bajo valor mediante delegación está bien respaldado. (mechanistic)

El encuadre de "cuadrante III" es una categorización práctica, no un constructo definido empíricamente; la clasificación de tareas específicas como Cuadrante III depende del contexto y a menudo se debate.

Error común

Delegar tareas del Cuadrante III pero luego supervisarlas tan de cerca que el costo de tiempo es similar al de haberlas hecho tú mismo; la delegación requiere aceptar el riesgo de que otros hagan las cosas de manera diferente.