Fija y cumple un límite de WIP (trabajo en curso)
Límitate a dos o tres tareas en la columna Haciendo en todo momento, nunca más, incluso cuando empezar una tarea nueva se sienta más fácil que terminar una vieja.
Why it works
Empezar trabajo nuevo es cognitivamente más fácil y gratificante que completar trabajo existente difícil: las tareas nuevas ofrecen novedad, autonomía y una dosis inicial de progreso. Sin un límite de WIP, esta preferencia por empezar frente a terminar crea una cola creciente de trabajo a medio hacer, aumentando la carga cognitiva (efecto Zeigarnik) y reduciendo el rendimiento (más elementos en curso pero menos completándose). Un límite de WIP obliga a la elección más difícil pero más productiva: terminar antes de empezar. En la teoría de colas, limitar la profundidad de la cola mejora directamente el tiempo promedio de finalización (ley de Little).
How to do it
- Decide tu límite de WIP antes de empezar a trabajar; para la mayoría de las personas, dos o tres es apropiado.
- Escribe el límite de forma visible en la columna Haciendo.
- Cuando la columna Haciendo esté llena y quieras empezar algo nuevo, la regla es: termina algo primero.
Evidencia
La ley de Little (rendimiento = WIP / tiempo de ciclo) es un resultado matemático de la teoría de colas que se aplica directamente al trabajo del conocimiento: reducir el WIP reduce el tiempo de ciclo promedio. El método Kanban en desarrollo de software (Anderson, 2010) reporta mejor rendimiento con límites de WIP, aunque son principalmente estudios de caso observacionales. (mechanistic)
La ley de Little se aplica a sistemas estables; el trabajo del conocimiento es variable, y el límite de WIP exacto no se deriva de la fórmula: debe calibrarse mediante la experiencia.
Fuentes
- Little (1961), a proof for the queuing formula L = λW, Operations Research
Error común
Fijar un límite de WIP pero hacer excepciones cada vez que "esto es urgente": cada excepción hace que la columna Haciendo supere el límite y reintroduce el problema de la multitarea.
Practica esto con IX Coach
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- Configura un tablero simple de Por hacer / Haciendo / Hecho
Tres columnas y notas adhesivas (físicas o digitales) son todo lo que necesitas para ver tu trabajo de un vistazo.
- Extrae el trabajo en vez de que te lo empujen
Elige tu próxima tarea cuando tengas capacidad, en vez de aceptar lo que llegue primero.
- Usa la columna Hecho para aprender sobre tus patrones de trabajo
Examina periódicamente las tarjetas completadas en busca de patrones en lo que se termina, lo que se atasca y cuánto tiempo lleva realmente.
- Vigila las tarjetas que se quedan en Haciendo sin moverse
Una tarjeta que no se ha movido en varios días es una señal sobre un obstáculo real: examínala en vez de añadir más trabajo.
- Pon en el tablero solo tareas que hayas decidido explícitamente hacer
Tu tablero Kanban no es una lista de deseos: solo las tareas con las que te has comprometido conscientemente pertenecen a Por hacer.
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