Mantén un sistema simple, de pocas listas

Usa las mínimas listas posibles: una bandeja de entrada, unas pocas listas de contexto y nada elaborado.

Why it works

Los sistemas de productividad complejos generan su propio coste de mantenimiento: tiempo dedicado a organizar, etiquetar y reordenar que estaba destinado a hacer. Un sistema mínimo (una bandeja de entrada que vaciar, una lista corta de siguientes acciones y una lista de algún día) tiene la estructura suficiente para mantener los bucles abiertos fuera de la mente sin convertirse en un proyecto en sí mismo. La simplicidad hace que el sistema sea fiable porque es sostenible de mantener.

How to do it

1. Reduce tu infraestructura de tareas al mínimo: una bandeja de entrada, una lista de acciones diaria y una lista de algún día.
2. Resístete a añadir nuevas categorías, etiquetas o herramientas salvo que un problema real lo exija.
3. Usa una revisión periódica (semanal) para mantener cada lista actualizada y corta.
4. Si el sistema requiere más de unos pocos minutos al día de mantenimiento, simplifica más.

Evidencia

Mecanísticamente coherente con la teoría de la carga cognitiva: el esfuerzo mental necesario para mantener un sistema de archivado complejo reduce los recursos disponibles para el trabajo real. Los sistemas más simples también tienen más probabilidad de usarse de forma constante, que es la variable que más importa. (mechanistic)

La complejidad óptima de un sistema es individual; los roles con un volumen de tareas muy alto pueden necesitar realmente más estructura de la que permite el minimalismo.

Common mistake

Dedicar más tiempo a diseñar y reorganizar el sistema de productividad que a completar trabajo: "porno de productividad", en el que la herramienta se convierte en la tarea.