Mantieni un sistema semplice, con poche liste

Usa il minor numero possibile di liste — una inbox, alcune liste di contesto, e niente di elaborato.

Why it works

I sistemi di produttività complessi generano il proprio carico di manutenzione — tempo speso a organizzare, etichettare e riarchiviare che era destinato a essere speso a fare. Un sistema minimale (una inbox da svuotare, una breve lista di azioni successive, e una lista someday) ha struttura sufficiente per tenere i cicli aperti fuori dalla mente senza diventare un progetto in sé. La semplicità mantiene il sistema affidabile perché è sostenibile da mantenere.

How to do it

1. Riduci la tua infrastruttura di compiti al minimo: una inbox, una lista di azioni giornaliere, una lista someday.
2. Resisti ad aggiungere nuove categorie, etichette o strumenti a meno che un problema genuino lo richieda.
3. Usa una revisione regolare (settimanale) per mantenere ogni lista aggiornata e breve.
4. Se il sistema richiede più di pochi minuti al giorno per essere mantenuto, semplifica ulteriormente.

Prove scientifiche

Meccanicamente coerente con la teoria del carico cognitivo: lo sforzo mentale richiesto per mantenere un sistema di archiviazione complesso riduce le risorse disponibili per il lavoro effettivo. I sistemi più semplici hanno anche più probabilità di essere usati con costanza, che è la variabile che conta di più. Il lavoro fondativo di Sweller ha stabilito che il carico estraneo — lo sforzo speso su come le informazioni sono organizzate piuttosto che sul compito stesso — compete direttamente con la capacità di memoria di lavoro disponibile per il lavoro reale, esattamente la tassa che un sistema sovracostruito impone. (mechanistic)

La complessità ottimale del sistema è individuale; ruoli con volumi di compiti molto alti potrebbero genuinamente aver bisogno di più struttura di quanto il minimalismo permetta.

Fonti

• Sweller, J. (1988). Cognitive load during problem solving: Effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257–285.

Errore comune

Passare più tempo a progettare e riorganizzare il sistema di produttività che a completare effettivamente il lavoro — la "pornografia della produttività" in cui lo strumento diventa il compito.