同時進行のプロジェクトを制限してループの負荷を減らす

現実的に追跡できる数にアクティブなプロジェクトを制限する——見直されないプロジェクトは閉じられていないループだ。

Why it works

各アクティブなプロジェクトはオープンなループです。作業記憶には限られたキャパシティがあり、オープンなループの数が捕捉システムが信頼できる形で保持し立ち戻れる量を超えると、脳は再びそれらを直接保持し始めます——システムが担うはずだった認知的負荷を再吸収してしまいます。アクティブなプロジェクトを管理可能な数(ほとんどの人にとって通常10〜15)に制限することは、システムをそのキャパシティ内に保ち、増え続けるプロジェクトリストが徐々に背景不安へと沈殿していくカスケードを防ぎます。

How to do it

1. 現在のアクティブなプロジェクト(一つ以上のステップと未達成のアウトカムを持つあらゆるもの)を数える。
2. 数が15を超える場合、明示的な「保留」ステータスと見直し日をつけて保留にできるプロジェクトを特定する。
3. 保留中のプロジェクトはオープンなループではない——「保留された」ループだ。この区別が重要だ。
4. 既存のプロジェクトを完了させるか、明示的に別のプロジェクトを保留にするかしない限り、新しいアクティブなプロジェクトを始めない。

エビデンス

作業記憶容量に関する研究(バドリー)は、同時に心に保持できるものには有限の限界があることを確立しています。複数のアクティブなコミットメントを追跡する認知的負荷は、プロジェクトリストの不安の背後にあるメカニズムであり、アクティブなプロジェクトを制限することは構造的な対応です。 (mechanistic)

適切な上限はプロジェクトの複雑さと役割のタイプに大きく依存します。15プロジェクトという上限はおおよその経験則です。一部の仕事はもっと多くを必要とし、一部はもっと少なくてよいです。原則——アクティブなプロジェクトをシステムが信頼できる形で浮かび上がらせられる範囲を超えないようにする——が特定の数字よりも重要です。

よくある間違い

明示的な「保留」カテゴリーを持たないこと——プロジェクトがアクティブ(ループの負荷を生む)か削除(先送りされたのではなく放棄される)のどちらかになってしまい、中間の状態がない。