Maximize a proporção de Passos de Ação nas reuniões

Julgue a produtividade de uma reunião pela proporção de Passos de Ação que ela gera, não por quão engajada ou interessante ela pareceu.

Why it works

Reuniões criativas geram ideias com facilidade, mas Passos de Ação de forma inconsistente. A reunião "parece produtiva" devido à estimulação social e à geração de ideias, mesmo quando não produz nenhum compromisso. Usar a contagem de Passos de Ação como métrica proxy do valor da reunião reformula a pergunta de "isso foi interessante?" para "isso faz algo avançar?" — o que cria um padrão qualitativamente diferente para o que constitui uma reunião útil.

How to do it

1. Designe alguém para capturar Passos de Ação explicitamente durante toda a reunião — não apenas em um documento geral de anotações.
2. Ao final de cada reunião, leia os Passos de Ação em voz alta, confirme que cada um tem um verbo e um único responsável, e os distribua antes de sair.
3. Se uma reunião não produzir Passos de Ação, registre-a como uma reunião apenas de referência e pergunte se reuniões futuras desse mesmo tipo valem o tempo.

Evidência

A pesquisa sobre eficácia de reuniões constata consistentemente que reuniões sem atribuições de ação claras são a fonte mais comum de percepção de desperdício de tempo. A reunião "sem resultado" é bem reconhecida na literatura organizacional; usar a contagem de Passos de Ação como métrica é uma heurística de praticante, e não uma ferramenta de medição testada. (anecdotal)

A contagem de Passos de Ação como métrica de qualidade de reunião é uma heurística prática razoável; nem toda reunião valiosa produz Passos de Ação (por exemplo, reuniões de compartilhamento de informação ou de alinhamento).

Erro comum

Capturar Passos de Ação em um quadro branco compartilhado sem atribuir responsáveis ou distribuí-los por escrito — passos capturados apenas visualmente na sala são esquecidos até o dia seguinte.