Mantenha os Passos de Ação de cada projeto fisicamente separados de outros projetos
Misturar passos de ação de diferentes projetos em uma única lista aumenta o custo de troca de contexto e dificulta enxergar o progresso.
Why it works
A troca de contexto entre projetos carrega uma sobrecarga cognitiva proporcional a quão diferentes os projetos são. Uma lista combinada obriga o usuário a filtrar mentalmente por projeto toda vez que a examina — um pequeno imposto cognitivo repetido. Contêineres separados por projeto removem essa sobrecarga: ao trabalhar no Projeto A, apenas os Passos de Ação do Projeto A ficam visíveis. Isso também torna o progresso em nível de projeto mensurável — você pode ver qual proporção dos passos de ação de um projeto foi concluída.
How to do it
- Dê a cada projeto ativo sua própria página, pasta ou seção no seu sistema.
- Dentro de cada projeto, mantenha a estrutura de três categorias: Passos de Ação, Referências, Segundo Plano.
- Revise as listas em nível de projeto quando estiver trabalhando naquele projeto; revise todos os projetos em uma sessão de planejamento semanal ou quinzenal.
Evidência
Os custos de troca de tarefas aumentam com a distância conceitual entre as tarefas. Manter trabalho relacionado em um único contêiner é consistente com o princípio de reduzir a sobrecarga de troca de contexto. O GTD usa uma organização similar em nível de projeto pelo mesmo motivo. (mechanistic)
O princípio de isolamento por projeto é consistente com a pesquisa sobre custos de troca; a estrutura específica de três categorias dentro de cada projeto é uma escolha de design do Método de Ação.
Erro comum
Manter apenas uma lista global "todos os projetos" e marcar por projeto com tags — as tags exigem uma etapa extra de filtragem toda vez que você acessa a lista, o que é menos eficaz do que a separação física.
Pratique isso com IX Coach
More practices for O Método de Ação na Prática
- Classifique cada item capturado como Passo de Ação, Referência ou Segundo Plano
Quando algo chega ao seu sistema de captura, classifique-o imediatamente em uma das três categorias — cada item deve pertencer a exatamente uma.
- Escreva cada Passo de Ação começando com um verbo
Um Passo de Ação que começa com um verbo é completável; um que não começa geralmente é um desejo ou uma categoria, não uma tarefa.
- Atribua um responsável a cada Passo de Ação
Qualquer Passo de Ação compartilhado por vários responsáveis efetivamente não tem dono nenhum — cada passo precisa de exatamente uma pessoa nomeada como responsável.
- Revise regularmente sua lista de Segundo Plano para identificar ideias cujo momento chegou
O Segundo Plano não é um cemitério — agende uma revisão periódica para que boas ideias que precisavam de tempo possam virar Passos de Ação.
- Maximize a proporção de Passos de Ação nas reuniões
Julgue a produtividade de uma reunião pela proporção de Passos de Ação que ela gera, não por quão engajada ou interessante ela pareceu.
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