Die Action Steps jedes Projekts physisch von anderen Projekten getrennt halten
Action Steps verschiedener Projekte in einer einzigen Liste zu vermischen erhöht die Kosten des Kontextwechsels und erschwert es, Fortschritt zu erkennen.
Why it works
Kontextwechsel zwischen Projekten verursachen kognitiven Aufwand proportional dazu, wie unterschiedlich die Projekte sind. Eine kombinierte Liste zwingt dazu, bei jedem Durchsehen gedanklich nach Projekt zu filtern – eine kleine, aber wiederholte kognitive Steuer. Getrennte Projektbehälter beseitigen diesen Aufwand: Bei der Arbeit an Projekt A sind nur die Action Steps von Projekt A sichtbar. Das macht zudem Fortschritt auf Projektebene messbar – du kannst sehen, welcher Anteil der Action Steps eines Projekts abgeschlossen ist.
How to do it
- Jedem aktiven Projekt eine eigene Seite, einen eigenen Ordner oder Bereich in deinem System geben.
- Innerhalb jedes Projekts die Drei-Bereiche-Struktur beibehalten: Action Steps, Referenzen, Backburner.
- Projektbezogene Listen bei der Arbeit an diesem Projekt durchsehen; alle Projekte bei einer wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Planungssitzung.
Evidenz
Die Kosten des Aufgabenwechsels steigen mit der konzeptuellen Distanz zwischen Aufgaben. Verwandte Arbeit in einem einzigen Behälter zu halten deckt sich mit dem Prinzip, Kontextwechsel-Aufwand zu reduzieren. GTD nutzt eine ähnliche projektbasierte Organisation aus demselben Grund. (mechanistic)
Das Prinzip der Projektisolation deckt sich mit Forschung zu Wechselkosten; die konkrete Drei-Bereiche-Struktur innerhalb jedes Projekts ist die Designentscheidung der Action Method.
Häufiger Fehler
Nur eine globale „Alle Projekte“-Liste zu führen und nach Projekt zu taggen – Tags erfordern bei jedem Zugriff auf die Liste einen zusätzlichen Filterschritt, was weniger wirksam ist als physische Trennung.
Übe das mit IX Coach
More practices for Die Action Method, praktisch erklärt
- Jeden erfassten Punkt als Action Step, Referenz oder Backburner einordnen
Wenn etwas in deinem Erfassungssystem landet, ordne es sofort einem von drei Bereichen zu – jeder Punkt gehört genau in einen.
- Jeden Action Step mit einem Verb beginnen
Ein Action Step, der mit einem Verb beginnt, ist abschließbar; einer, der es nicht tut, ist meist ein Wunsch oder eine Kategorie, keine Aufgabe.
- Jedem Action Step genau einen Verantwortlichen zuweisen
Ein Action Step mit mehreren Verantwortlichen hat effektiv keinen Verantwortlichen – jeder Schritt braucht genau eine namentlich benannte Person.
- Deine Backburner-Liste regelmäßig durchsehen, um Ideen zu erkennen, deren Zeit gekommen ist
Der Backburner ist kein Friedhof – eine periodische Durchsicht einplanen, damit gute Ideen, die Zeit brauchten, zu Action Steps werden können.
- Die Action-Step-Quote in Meetings maximieren
Die Produktivität eines Meetings am Verhältnis der erzeugten Action Steps messen, nicht daran, wie engagiert oder interessant es sich anfühlte.
Verwandte Konzepte
- Getting Things Done (GTD), praktisch gemacht
The five steps, the next-action habit, and the science of offloading your mind
- Essentialismus, praktisch angewendet
Less but better — the disciplined pursuit of less, trade-offs, and the mechanisms
- Die Ivy-Lee-Methode, praktisch angewendet
Six tasks, ordered by priority, worked in sequence — a 100-year-old system that still runs