La regla de los dos minutos

Si una acción aclarada toma menos de dos minutos, hazla ahora en vez de registrarla.

Why it works

El costo de capturar, organizar y luego volver a retomar una tarea diminuta puede superar el costo de simplemente hacerla. Para acciones muy cortas, aplazar es neto negativo: agrega carga de seguimiento y un futuro cambio de contexto. Hacerlas de inmediato mantiene el sistema ligero y evita que elementos triviales se acumulen en un pendiente desmoralizador.

How to do it

1. Al aclarar, verifica si la siguiente acción toma aproximadamente dos minutos o menos.
2. Si es así, hazla en el acto en vez de agregarla a alguna lista.
3. Si es más larga, aplázala a la lista correspondiente o delégala.

Evidencia

Una heurística práctica de eficiencia sobre la carga del seguimiento de tareas; el umbral de dos minutos es una regla general de Allen, no un corte estudiado. El punto subyacente —que cambiar y registrar tienen costos reales— es consistente con la investigación sobre cambio de tareas. (mechanistic)

El número de "dos minutos" es arbitrario y fijado por el practicante; el principio es evitar una carga de seguimiento que supere a la tarea misma.

Fuentes

• Rubinstein, J. S., Meyer, D. E., & Evans, J. E. (2001). Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, 27(4), 763–797.
• Monsell, S. (2003). Task switching. Trends in Cognitive Sciences, 7(3), 134–140.

Error común

Dejar que la regla de los dos minutos corra libre durante tiempo de concentración, así que sigues haciendo tareas pequeñas en vez del trabajo profundo para el que te sentaste; pertenece al paso de aclarar, no a todo el día.