Déléguer ou minimiser systématiquement le cadran III

Les tâches urgentes mais non importantes sont la fuite de temps la plus dangereuse — construisez un système pour les gérer sans votre attention.

Why it works

Les tâches du cadran III (urgentes, non importantes) ressemblent à des tâches du cadran I à cause de leur urgence — le cerveau répond à la pression temporelle comme si les enjeux étaient élevés. Mais s'y consacrer produit de l'activité sans conséquence. Router systématiquement les tâches du cadran III vers la délégation, l'automatisation ou le regroupement supprime la fausse pression d'urgence et crée de la capacité pour le travail du cadran II.

How to do it

1. À partir de votre journal de temps, identifiez vos tâches du cadran III les plus fréquentes.
2. Pour chacune, demandez-vous : peut-elle être déléguée ? automatisée ? regroupée dans un processus à fréquence plus basse ?
3. Établissez une règle pour au moins une catégorie du cadran III : une réponse type, une boîte de réception déléguée, ou un système de regroupement.

Données probantes

La recherche organisationnelle sur la délégation et l'automatisation montre que ces stratégies libèrent de façon fiable du temps managérial pour un travail à plus haute valeur. Le cadrage du cadran III est la contribution de praticien de Covey ; le principe sous-jacent d'éliminer le travail à faible valeur par la délégation est bien soutenu. (mechanistic)

Le cadrage « cadran III » est une catégorisation de praticien, pas un construit défini empiriquement ; la classification de tâches spécifiques comme cadran III dépend du contexte et est souvent contestée.

Erreur fréquente

Déléguer les tâches du cadran III mais ensuite les surveiller de si près que le coût en temps est similaire à les avoir faites soi-même — la délégation exige d'accepter le risque que les autres fassent les choses différemment.