曜日ごとにテーマを割り当てる

各曜日がどの種類の作業のためのものかを事前に決め、その割り当てを守る。

Why it works

創造的な深い作業と事務作業の間のコンテキストスイッチには、認知的な移行コストがかかる。脳はワーキングメモリの内容を再構成し、異なる連想ネットワークを活性化させ、新しいタスクの種類に合わせてメンタルモデルを再構築しなければならない。同じ種類のタスクを1日にまとめることで、準備コストを一度だけ払い、その後は流れに乗って作業を進められるようになり、より深い没入とより高品質な成果が可能になる。

How to do it

1. 自分の役割が必要とする主要な作業の種類をリストアップする:創造的・分析的な深い作業、会議・共同作業、事務作業、計画立案、その他繰り返し発生するモード。
2. 各種類に主たる曜日(または半日)を割り当て、その割り当てをカレンダー上で守る。
3. 最初の1週間は、どの割り当てが安堵をもたらし、どれが摩擦を生むかに注目し、そのうえで調整する。
4. 会議や依頼が来たら、空いている枠に何でも受け入れるのではなく、該当するテーマの曜日に寄せるよう促す。

エビデンス

注意残留とタスク切り替えの研究と整合する:異質なタスクを切り替えた後は認知的パフォーマンスが低下し、その影響は切り替えが完了した後も持続する。似た作業をまとめることで、週あたりの種類間切り替えの回数を減らせる。 (observational)

テーマデイという形式そのものは独立して研究されていない。その効果は借用したタスク切り替えと注意の研究に依存している。役割の制約(外部からの予定調整が多い場合など)によって、テーマをどれだけ厳格に守れるかが制限されることもある。

出典

• Leroy (2009), "Why is it so hard to do my work?", Organizational Behavior and Human Decision Processes

よくある間違い

テーマを割り当てながらもそれを守らず、会議を集中作業日に侵入させたり、集中作業のタスクを会議中心の日に積み重ねたりすること。これはテーマデイが解消しようとしていた断片化されたカレンダーを再現してしまう。