Delegue ou minimize sistematicamente o Quadrante III

Tarefas urgentes mas não importantes são o dreno de tempo mais perigoso — construa um sistema para lidar com elas sem sua atenção.

Why it works

Tarefas do Quadrante III (urgentes, não importantes) parecem tarefas do Q1 por causa de sua urgência — o cérebro responde à pressão do tempo como se as apostas fossem altas. Mas atender a elas produz atividade sem consequência. Encaminhar sistematicamente tarefas do Q3 para delegação, automação ou agrupamento remove a pressão de falsa urgência e cria capacidade para o trabalho do Q2.

How to do it

1. No seu registro de tempo, identifique suas tarefas de Q3 de maior volume.
2. Para cada uma, pergunte: isso pode ser delegado? automatizado? agrupado em um processo de menor frequência?
3. Estabeleça uma regra para pelo menos uma categoria do Q3: uma resposta padrão, uma caixa de entrada delegada ou um sistema de agrupamento.

Evidência

A pesquisa organizacional sobre delegação e automação mostra que essas estratégias liberam de forma confiável tempo gerencial para trabalho de maior valor. O enquadramento do Q3 é a contribuição prática de Covey; o princípio subjacente de eliminar trabalho de baixo valor por delegação é bem sustentado. (mechanistic)

O enquadramento "quadrante III" é uma categorização prática, não um construto definido empiricamente; classificar tarefas específicas como Q3 depende do contexto e é frequentemente contestado.

Erro comum

Delegar tarefas do Q3 mas depois monitorá-las tão de perto que o custo de tempo fica parecido com o de tê-las feito você mesmo — a delegação exige aceitar o risco de que outros façam as coisas de forma diferente.