Maximiza la proporción de Pasos de Acción en las reuniones

Juzga la productividad de una reunión por la proporción de Pasos de Acción que genera, no por lo interesante o participativa que resultó.

Why it works

Las reuniones creativas generan ideas con facilidad, pero Pasos de Acción de forma inconsistente. La reunión «se siente productiva» por la estimulación social y la generación de ideas, incluso cuando no produce ningún compromiso. Usar el número de Pasos de Acción como métrica indirecta del valor de la reunión reencuadra la pregunta de «¿fue interesante?» a «¿esto hace avanzar algo?», lo que crea un estándar cualitativamente distinto de lo que constituye una reunión útil.

How to do it

1. Designa a alguien para capturar los Pasos de Acción de forma explícita durante toda la reunión, no solo en un documento general de notas.
2. Al final de cada reunión, lee los Pasos de Acción en voz alta, confirma que cada uno tiene un verbo y un único responsable, y distribúyelos antes de salir.
3. Si una reunión no produce Pasos de Acción, anótala como reunión solo de referencia y pregunta si vale la pena dedicar tiempo a futuras reuniones del mismo tipo.

Evidencia

La investigación sobre eficacia de reuniones encuentra de forma consistente que las reuniones sin asignaciones claras de acción son la fuente más común de percepción de tiempo desperdiciado. La reunión «sin resultado» está bien reconocida en la literatura organizacional; usar el recuento de Pasos de Acción como métrica es una heurística de practicantes más que una herramienta de medición comprobada. (anecdotal)

El recuento de Pasos de Acción como métrica de calidad de reunión es una heurística práctica razonable; no todas las reuniones valiosas producen Pasos de Acción (por ejemplo, las de compartir información o de alineamiento).

Common mistake

Capturar Pasos de Acción en una pizarra compartida sin asignar responsables ni distribuirlos por escrito: los pasos capturados solo visualmente en la sala se olvidan al día siguiente.