Maximiza la proporción de Pasos de Acción en las reuniones

Juzga la productividad de una reunión por la proporción de Pasos de Acción que genera, no por cuán comprometida o interesante se sintió.

Why it works

Las reuniones creativas generan ideas fácilmente pero Pasos de Acción de forma inconsistente. La reunión "se siente productiva" por la estimulación social y la generación de ideas, incluso cuando no produce compromisos. Usar el conteo de Pasos de Acción como métrica sustituta del valor de la reunión reformula la pregunta de "¿fue esto interesante?" a "¿esto hace avanzar algo?" — lo que crea un estándar cualitativamente distinto de lo que constituye una reunión útil.

How to do it

1. Designa a alguien para capturar los Pasos de Acción explícitamente durante toda la reunión — no solo en un documento de notas general.
2. Al final de cada reunión, lee los Pasos de Acción en voz alta, confirma que cada uno tenga un verbo y un solo responsable, y distribúyelos antes de salir.
3. Si una reunión no produce Pasos de Acción, márcala como una reunión solo de referencia y pregúntate si vale la pena el tiempo de futuras reuniones del mismo tipo.

Evidencia

La investigación sobre efectividad de reuniones encuentra consistentemente que las reuniones sin asignaciones de acción claras son la fuente más común de desperdicio de reuniones percibido. La reunión "sin resultado" está bien reconocida en la literatura organizacional; usar el conteo de Pasos de Acción como métrica es una heurística de práctica más que una herramienta de medición probada. (anecdotal)

El conteo de Pasos de Acción como métrica de calidad de reunión es una heurística práctica razonable; no todas las reuniones valiosas producen Pasos de Acción (por ejemplo, reuniones de intercambio de información o de alineación).

Error común

Capturar los Pasos de Acción en una pizarra compartida pero sin asignar responsables ni distribuirlos por escrito — los pasos capturados solo visualmente en la sala se olvidan al día siguiente.