Mantén los Pasos de Acción de cada proyecto físicamente separados de otros proyectos
Mezclar pasos de acción de diferentes proyectos en una sola lista aumenta el costo de cambio de contexto y hace más difícil ver el progreso.
Why it works
El cambio de contexto entre proyectos conlleva una sobrecarga cognitiva proporcional a cuán diferentes son los proyectos. Una lista combinada obliga al usuario a filtrar mentalmente por proyecto cada vez que la revisa — un pequeño pero repetido costo cognitivo. Los contenedores de proyecto separados eliminan esta sobrecarga: al trabajar en el Proyecto A, solo son visibles los Pasos de Acción del Proyecto A. Esto también hace que el progreso a nivel de proyecto sea medible — puedes ver qué proporción de los pasos de acción de un proyecto se han completado.
How to do it
- Dale a cada proyecto activo su propia página, carpeta o sección en tu sistema.
- Dentro de cada proyecto, mantén la estructura de tres grupos: Pasos de Acción, Referencias, Espera.
- Revisa las listas a nivel de proyecto cuando trabajes en ese proyecto; revisa todos los proyectos en una sesión de planificación semanal o quincenal.
Evidencia
Los costos de cambio de tarea aumentan con la distancia conceptual entre las tareas. Mantener el trabajo relacionado en un solo contenedor coincide con el principio de reducir la sobrecarga del cambio de contexto. GTD usa una organización a nivel de proyecto similar por la misma razón. (mechanistic)
El principio de aislamiento de proyecto coincide con la investigación sobre costos de cambio; la estructura específica de tres grupos dentro de cada proyecto es la elección de diseño del Método de Acción.
Error común
Mantener solo una lista global de "todos los proyectos" y etiquetar por proyecto — las etiquetas requieren un paso adicional de filtrado cada vez que accedes a la lista, lo cual es menos efectivo que la separación física.
Practica esto con IX Coach
More practices for El Método de Acción, en la Práctica
- Clasifica cada elemento capturado como Paso de Acción, Referencia o Espera
Cuando algo llega a tu sistema de captura, clasifícalo de inmediato en uno de tres grupos — cada elemento debe pertenecer a exactamente uno.
- Escribe cada Paso de Acción comenzando con un verbo
Un Paso de Acción que comienza con un verbo es completable; uno que no lo hace suele ser un deseo o una categoría, no una tarea.
- Asigna un solo responsable a cada Paso de Acción
Cualquier Paso de Acción compartido por varios responsables efectivamente no tiene dueño — cada paso necesita exactamente una persona nombrada responsable.
- Revisa tu lista de Espera regularmente para descubrir ideas cuyo momento ha llegado
La lista de Espera no es un cementerio — programa una revisión periódica para que las buenas ideas que necesitaban tiempo puedan convertirse en Pasos de Acción.
- Maximiza la proporción de Pasos de Acción en las reuniones
Juzga la productividad de una reunión por la proporción de Pasos de Acción que genera, no por cuán comprometida o interesante se sintió.
Conceptos relacionados
- Organízate con eficacia (GTD), en la práctica
The five steps, the next-action habit, and the science of offloading your mind
- Esencialismo, en la Práctica
Less but better — the disciplined pursuit of less, trade-offs, and the mechanisms
- El Método Ivy Lee, en la Práctica
Six tasks, ordered by priority, worked in sequence — a 100-year-old system that still runs