非同期コミュニケーションをデフォルトにする

リアルタイムコミュニケーションを例外として扱う——デフォルトではなく。ほとんどのことは即座の応答を必要としない。

Why it works

リアルタイムコミュニケーション(Slack、通話、会議)は注意を断片化させ、即座の応答への期待を作り出す。これが全員を反応モードに留まらせる。非同期コミュニケーション(明示的な返答期限付きの文章)は受け手の注意のスケジュールを尊重し、送り手に書く前によく考えることを強いる——これがコミュニケーションの質を高め、その量を劇的に減らす。

How to do it

1. チームまたは個人のデフォルトを設定する:本当に時間的に切迫していない限り、24時間の返答期限付きで文章でコミュニケーションする。
2. 指定された返答時間帯を除き、同期メッセージの通知をオフまたはミュートにする。
3. リアルタイムメッセージを送りたい衝動を感じたら尋ねる:「これは1時間以内に相手の返答が必要か?」——そうでなければ非同期で書く。
4. 非同期メッセージは、4つの追加質問を生まないだけの文脈を含めて書く。

エビデンス

アテンション・レジデュー(注意の残留)研究は、リアルタイムの中断が大きな回復コストを課すことを示している。非同期コミュニケーションはこれらの中断を減らす。非同期優先の構造を使う組織は、より高い深い作業時間を報告している。中断された作業に関する実験的研究では、中断の後、人々は補うためにより速く作業するが、それにより多くのストレスと高いフラストレーションという代償を払うことがわかっており、リアルタイム規範の隠れたコストを定量化している。 (observational)

非同期優先の職場に関する研究のほとんどは事例研究とアンケート調査である。同期と非同期優先のチームを比較した対照研究は限られている。特定のタスクの種類によっては非同期の調整コストが高くなることがある。

出典

• Leroy (2009), attention residue, Organizational Behavior and Human Decision Processes
• Leroy, S. (2009). Why is it so hard to do my work? The challenge of attention residue when switching between work tasks. Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181.
• Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI '08), 107–110.

よくある間違い

非同期優先のツール(Slackの代わりにメール)に切り替えても、即座の応答という暗黙の規範を維持してしまうこと——これは媒体を変えずに緊急性の文化を保存してしまう。