フォルダに整理するのではなくすべてをアーカイブする

処理済みのメールをフォルダに仕分けるのではなく1つのアーカイブに移す——検索が階層に取って代わる。

Why it works

凝ったフォルダの分類法を作り維持することは、それが提供する価値よりもコストがかかることが多い、もうひとつの作業形態だ。現代のメール検索は十分に速く信頼できるため、階層的なファイリングが最速の検索経路になることはめったにない。ファイリングの決定を排除することは、人々に「どこに入れるか決めるまで」メールを受信トレイに残させてしまう微小な摩擦点を取り除く。

How to do it

1. 1つのアーカイブフォルダを作る(あるいはGmailの「すべてのメール」アプローチを使う)、処理済みのメールをすべてそこに振り分ける。
2. 検索を信頼する。メールが必要なときは、送信者、件名のキーワード、日付範囲で検索する。
3. 役割上少数の参照カテゴリ(人事、契約、プロジェクト名)が必要な場合は、それだけを維持する——個人的な話題は維持しない。

エビデンス

情報検索行動に関する研究は、アーカイブされたメールを見つける際に検索がフォルダのナビゲーションを一貫して上回ること、そして広範にファイリングするユーザーが検索するユーザーより速く見つけられるわけではないことを見出している。 (observational)

これは古い研究だ。現代の検索ツールは大幅に高性能になっており、これはフォルダよりアーカイブを支持する根拠を弱めるのではなく強めている。

出典

• Whittaker & Sidner (1996), "Email overload: exploring personal information management of email," CHI 1996 — foundational study on filing vs search behavior

よくある間違い

処理を始める前に完璧なフォルダ階層を作ることに時間を費やすこと——これは生産性を装った準備不安だ。