メールを継続的にチェックするのではなくスケジュールに沿って処理する

決められた処理セッションの間は受信トレイを閉じ、リアルタイムの注意散漫チャネルとして機能しないようにする。

Why it works

メールを継続的にチェックすることは注意の残留物を生む——未完了のタスクへの認知資源の部分的な割り当てが、他のことに切り替えた後も持続する現象だ。スケジュールされた処理は決定をまとまった時間枠にまとめるので、一日の残りの時間は受信トレイを監視するバックグラウンドプロセスなしで過ごせる。

How to do it

1. 1日に2〜3回の固定された処理時間枠を選ぶ(例:午前9時、午後1時、午後5時)。
2. その時間枠以外ではメールのタブやアプリを閉じる——通知はオフにする。
3. 役割上可能であれば、処理スケジュールを記した自動応答やメール署名を設定する。
4. 各セッションでは、ゼロまで処理する——読んで放置するのではなく、各メールに決定を下す。

エビデンス

メールをより低頻度でチェックすることは、実験的にストレスを減らし、生産性や応答性を意味のある形で損なうことなく集中時間を増やすことが示されている。 (rct)

この研究は個人内クロスオーバーデザインを使用している。特定のインボックスゼロの枠組み自体が検証されたわけではないが、スケジュールされたバッチ処理は検証されている。

出典

• Kushlev & Dunn (2015), "Checking email less frequently reduces stress," Computers in Human Behavior

よくある間違い

処理セッションをスケジュールしても、習慣でメールタブを開いたまま更新し続けてしまうこと——行動の変化には閉じることが必要であり、スケジューリングだけでは足りない。