保留したメールを実際のタスクシステムに振り分ける

将来の対応を必要とするメールはすべて、フラグやスターをつけた受信トレイフォルダではなく、期限日つきのタスクマネージャーに属する。

Why it works

保留した作業を受信トレイに残しておくことは、収集チャネルと作業システムを混同させる。つまり、対応可能な項目を見つけるために受信トレイを再スキャンしなければならなくなり、受信トレイへの訪問すべてが処理ではなく仕分け作業になってしまう。別のタスクシステムは作業を文脈と日付で保存し、関連するときに表面化させ、受信トレイから完全に取り除く。

How to do it

1. すでに使っているタスクマネージャーを選ぶ——シンプルなもの(紙のノート、単一のリストアプリ)でよい。
2. メールを保留するとき、必要な行動(「ジョンからのメール」ではなく)と期限日つきのタスクを作成し、メールをアーカイブする。
3. タスクシステムと受信トレイの両方を毎週見直し、見落としたものを拾う。

エビデンス

外部記憶システム(タスクリスト、カレンダー)はワーキングメモリをオフロードし、そのオフロードの恩恵はそのシステムを信頼できるかどうかにかかっている——これは認知的オフロードと展望記憶に関する研究と一致する。インボックスゼロはこれを増幅させる。受信トレイが空になるのは、物事を置くための信頼できる場所があるときだけだ。 (mechanistic)

オフロードに関する研究は一般的なものだ。受信トレイとタスクシステムを分けることの具体的な効果はマーリン・マンの実践者としての主張であり、独立して研究されたものではない。

出典

• Risko & Gilbert (2016), cognitive offloading, Trends in Cognitive Sciences

よくある間違い

受信トレイのスターやフラグ、色分けラベルをタスクシステムとして使うこと——これらは日付や文脈、他の作業との優先順位づけの能力を持たない視覚的な手がかりに過ぎない。