単一の週次優先順位設定ミーティングを行う

アドホックな優先順位の要求を、チーム全体が一緒に再仕分けする一回の週次ミーティングに置き換える。

Why it works

週を通じたアドホックな優先順位の要求は、人為的な緊急性の源である:それぞれが単独では緊急に感じられ、受け手の実際のQ2の作業を妨げる。それらを一回の週次優先順位セッションにバッチ処理することは、チームがすべての要求を一緒に見て、それらを比較し、最も最近あるいは最も強く求めた人に反応するのではなく意図的なトレードオフを行えることを意味する。これは優先順位設定を反応的なものから体系的なものへと移す。

How to do it

1. 1回30〜45分の週次ミーティングを、優先順位を変更する唯一の場として指定する。
2. 新しい優先順位の要求はミーティングの前に提出され、ミーティングの合間にアドホックに提起されないことを求める。
3. ミーティングでは、現在の象限の状態に照らしてすべての要求を見直し、明示的なトレードオフの決定をする。
4. 決定を関係者に明確に伝え、ミーティングの合間はその方針を守る。

エビデンス

それらが到着したときに処理するのではなく割り込みをバッチ処理することは、タスクの切り替えが大きな認知コストを持つこと、そして深い作業が断片化された割り込みによって最も損なわれることを示す注意研究によって支持されている。専用の優先順位のリズムは、この知見の構造的な実装である。 (observational)

タスク切り替えのコストはよく確立されている。特定の「単一の週次優先順位ミーティング」のフォーマットは、試験されたスケジュールというより実践者の慣習である。本当に速く動く力学を持つ環境では、週次のリズムは遅すぎるかもしれない。

出典

• Rubinstein, Meyer & Evans (2001), executive control in mental task switching, Journal of Experimental Psychology: General

よくある間違い

ミーティングが実際に決定を生まないステータス更新になってしまうこと。良い優先順位ミーティングのテストは、何かが変わったこと——タスクが上がった、別のものが下がった、あるいは何かが止まった——である。