明確な成果とアジェンダのない会議は断る

成果とアジェンダを明記していない会議の招待はすべて断るという常設の方針を作る。

Why it works

会議は多くの場合、意図的な判断ではなく社会的な同調によって受け入れられています。常設の方針は、デフォルトを「反対しない限りイエス」から「正当化されない限りノー」へと変え、立証責任を転換させます。多くの会議招集者はアジェンダが求められなければ提示しないため、この方針はケースバイケースの交渉を必要とせずに、最も価値の低い会議を自動的にフィルタリングします。

How to do it

1. 一文の方針を書く。「共有されたアジェンダと明記された成果のある会議にのみ出席する。」
2. それらがない会議に招待されたら、参加を確定する前に、親切かつ直接的にそれらを求める返信をする。
3. アジェンダのない定例会議については、より短い非同期の代替案（書面での更新、あるいはLoom動画）を提案する。
4. 自分が主催する会議はデフォルトで25分または50分にとどめる――30分や60分ではなく――時間的な制約を課すため。

エビデンス

社会的同調に関する研究は、もっともらしい理由が与えられると人々がより高い確率で依頼を受け入れることを示しています（ランガーらの1978年のコピー機研究）。会議に関する方針は、個人の主張力に頼るのではなく、断るための構造的な理由を作り出します。会議の効果性に関する文献は、アジェンダが会議の成果を改善することを幅広く裏付けています。 (mechanistic)

組織文化と力関係は、この方針を適用できる人を大きく制約します。上級リーダーにはより多くの裁量がありますが、新しい従業員は反発に直面する可能性があります。

出典

• Langer, E. J., Blank, A., & Chanowitz, B. (1978). The mindlessness of ostensibly thoughtful action: The role of 'placebic' information in interpersonal interaction. Journal of Personality and Social Psychology, 36(6), 635–642.

よくある間違い

もっともらしい理由を求めるのではなく、会議を避けたい時だけ反応的にアジェンダを求めてしまうこと――方針は一貫して適用しなければ、原則的な行動ではなく受動攻撃的に見えてしまう。