専用のトリアージ時間帯で緊急性と重要性を分ける

緊急だが重要でない項目に限定された時間帯を与え、それがフォーカスリストの時間を乗っ取らないようにする。

Why it works

緊急性は脳の脅威反応回路を通じて注意を乗っ取る——締め切りによって引き起こされるタスクは、その重要性にかかわらず必要不可欠に感じられる。あらかじめ予定されたトリアージ時間帯は、緊急性を予測不可能な割り込みから予測可能な出来事に変え、緊急性の感情的な負荷を、どこに集中を向けるべきかという判断から切り離す。

How to do it

1. 毎日30〜60分の時間帯を一つ指定する(たいてい午前遅くか昼食後)。あなたの「緊急対応」ブロックとして。
2. 緊急に見えるすべての依頼をこの時間帯に回す——それらは待ち、あなたは即座に反応しない。
3. その時間帯の中で、アイゼンハワーの区分を使う。それも重要であればフォーカスリストに加わってよい。そうでなければ委任するか、素早く片付けて先に進む。
4. 最初の90分をフォーカスリストの時間として守る——トリアージなし。

エビデンス

緊急性効果(見返りが小さくても、人は重要なタスクより緊急なタスクを優先する)は、文書化された認知バイアスである。緊急な作業と重要な作業を構造的に分離することは標準的な時間管理の処方だが、具体的なトリアージ時間帯の形式に対する直接のRCTレベルのエビデンスは限られている。 (mechanistic)

緊急性効果はよく確立されている。トリアージ時間帯の解決策は、別個に試験された介入というより、優れた実践である。

出典

• Zhu, Yang & Hsee (2018), "The Mere Urgency Effect," Journal of Consumer Research

よくある間違い

トリアージ時間帯を1日の始めに設定してしまうこと——これは緊急の項目があなたが最初に処理するものになり、フォーカスリストの作業が始まる前に精神的に「議題を設定」してしまうことを意味する。