Ein einfaches System mit wenigen Listen führen
Verwenden Sie so wenige Listen wie möglich — einen Posteingang, ein paar Kontextlisten, und nichts Aufwendiges.
Why it works
Komplexe Produktivitätssysteme erzeugen ihren eigenen Wartungsaufwand — Zeit, die mit Organisieren, Kennzeichnen und Neuablegen verbracht wird und eigentlich fürs Erledigen gedacht war. Ein minimales System (ein zu leerender Posteingang, eine kurze Liste nächster Schritte und eine Irgendwann-Liste) hat genug Struktur, um offene Punkte aus dem Kopf zu halten, ohne selbst zu einem Projekt zu werden. Einfachheit hält das System vertrauenswürdig, weil es nachhaltig zu pflegen ist.
How to do it
- Reduzieren Sie Ihre Aufgabeninfrastruktur auf ein Minimum: einen Posteingang, eine tägliche Handlungsliste, eine Irgendwann-Liste.
- Widerstehen Sie dem Hinzufügen neuer Kategorien, Etiketten oder Werkzeuge, es sei denn, ein echtes Problem erfordert es.
- Nutzen Sie eine regelmäßige (wöchentliche) Überprüfung, um jede Liste aktuell und kurz zu halten.
- Wenn das System mehr als ein paar Minuten am Tag zur Pflege braucht, vereinfachen Sie weiter.
Evidenz
Mechanistisch im Einklang mit der Cognitive-Load-Theorie: Der mentale Aufwand zur Pflege eines komplexen Ablagesystems reduziert die für die eigentliche Arbeit verfügbaren Ressourcen. Einfachere Systeme werden zudem eher konsequent genutzt, was die entscheidendste Variable ist. Swellers grundlegende Arbeit stellte fest, dass extraneous load — Aufwand, der auf die Organisation von Information statt auf die Aufgabe selbst verwendet wird — direkt mit der Arbeitsgedächtniskapazität konkurriert, die für die eigentliche Arbeit verfügbar ist — genau die Steuer, die ein überkonstruiertes System auferlegt. (mechanistic)
Die optimale Systemkomplexität ist individuell; Rollen mit sehr hohem Aufgabenvolumen benötigen möglicherweise tatsächlich mehr Struktur, als Minimalismus erlaubt.
Quellen
Häufiger Fehler
Mehr Zeit mit dem Entwerfen und Neuorganisieren des Produktivitätssystems zu verbringen als mit tatsächlicher Arbeit — "Produktivitäts-Porno", bei dem das Werkzeug zur Aufgabe wird.
Übe das mit IX Coach
More practices for Zen To Done (ZTD), praktisch erklärt
- Jeden Morgen die wichtigsten Aufgaben (MITs) festlegen
Wählen Sie ein bis drei Aufgaben, die heute erledigt werden müssen, und tun Sie diese vor allem anderen.
- Die Erfassungsgewohnheit vor allem anderen aufbauen
Installieren Sie eine Gewohnheit nach der anderen — beginnen Sie mit allgegenwärtiger Erfassung — bevor Sie andere ZTD-Praktiken hinzufügen.
- Eine kurze wöchentliche Überprüfung und Planungssitzung durchführen
Überprüfen Sie jede Woche, was passiert ist, räumen Sie auf und legen Sie die MITs für die kommende Woche fest.
- Eine Sache nach der anderen mit voller Konzentration erledigen
Arbeiten Sie eine Zeit lang an einer Aufgabe ohne geteilte Aufmerksamkeit — das Zen-Prinzip auf die Ausführung angewendet.
- Vereinfachen durch Reduzierung von Verpflichtungen
Eliminieren Sie regelmäßig Projekte, Rollen und Verpflichtungen, die nicht mit Ihrer wichtigsten Arbeit übereinstimmen.
- Tägliche Arbeit an bedeutsamen Zielen ausrichten
Verankern Sie Ihre MITs und Projekte in Zielen, die Ihnen wirklich wichtig sind, nicht nur in dem, was dringend ist.
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