会議におけるアクション・ステップの比率を最大化する

会議の生産性を、それがどれだけ関与を感じさせたか、面白く感じられたかではなく、それが生み出すアクション・ステップの比率で判断する。

Why it works

クリエイティブな会議は簡単にアイデアを生み出すが、アクション・ステップは一貫して生み出さない。会議は、コミットメントを一切生み出さない場合でも、社会的刺激とアイデア生成のために「生産的だったように感じる」。会議の価値の代理指標としてアクション・ステップの数を使うことは、質問を「これは面白かったか？」から「これは何かを前進させるか？」へと再定義し、有用な会議とは何かについて質的に異なる基準を作り出す。

How to do it

1. 会議全体を通じて、一般的なメモ文書だけでなく、アクション・ステップを明示的に取り込む担当者を指名する。
2. すべての会議の終わりに、アクション・ステップを読み上げ、それぞれに動詞と単一の担当者があることを確認し、退出前に配布する。
3. 会議がアクション・ステップを生み出さなかった場合、それを参照専用の会議として記録し、同じ種類の今後の会議が時間に見合うかを問う。

エビデンス

会議の効果性に関する研究は一貫して、明確なアクションの割り当てがない会議が、認識された会議の無駄の最も一般的な原因であることを見出している。「成果のない」会議は組織文献においてよく認識されている。会議の質の指標としてアクション・ステップ数を使うことは、検証された測定ツールというより実践者の発見的手法だ。 (anecdotal)

会議の質の指標としてのアクション・ステップ数は、合理的な実践的発見的手法である。すべての価値ある会議がアクション・ステップを生むわけではない（情報共有や意見合わせの会議など）。

よくある間違い

共有のホワイトボードにアクション・ステップを取り込むが、担当者を割り当てたり書面で配布したりしないこと——部屋の中で視覚的にのみ取り込まれたステップは、翌日には忘れられている。