新しい依頼を既定で明日に回す

本当に緊急でない限り、新しい仕事は今日ではなく明日へ回す。

Why it works

ほとんどの受信する依頼は緊急に感じられるが、実際には時間的にクリティカルではない。それらを既定で明日に回すことは、「新しい」を「今」と同一視してしまう反射――これが反応的な仕事が一日を埋め尽くしていく主な原因だ――を断ち切る。明日になる頃には、多くの項目は自然に解決するか、本当の優先度を明らかにするので、常に取捨選択をし続けなくてもリストが自ら整理されていく。

How to do it

1. 新しいタスクが届いたら問う:これは今日中にやる必要があるのか、それともそう感じているだけなのか?
2. 本当に時間的にクリティカルでなければ、深く考えずに明日のリストに加える。
3. 「今日やる」という例外は、本物の締め切りや本当の緊急事態のためだけに取っておく。
4. 一日の終わりに明日のリストを見直し、実際にやることを事前にコミットする。

エビデンス

実践者ルールであり、緊急性バイアスと計画の錯誤に関する研究にもっともらしい根拠を持つ:人々は今日中にやる必要があるタスクの数を体系的に過大評価し、今日のコミットメントにかかる実際のコストを過小評価する。「既定で先送りする」ヒューリスティックはそのバイアスを修正するためのフォースターの仕組みだ。 (mechanistic)

ほとんどの依頼を先送りすることが実際に、人間関係を損なうことなくより多くの時間を生み出すかどうかは、役割や組織文化に大きく依存する。

出典

• Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). The mere urgency effect. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690.
• Buehler, R., Griffin, D., & Ross, M. (1994). Exploring the "planning fallacy": Why people underestimate their task completion times. Journal of Personality and Social Psychology, 67(3), 366-381.

よくある間違い

最初の1週間でほとんどすべてを「緊急」と分類してしまうこと――それは元の問題を再構築しつつ、その手前にラベル付けの手順を加えるだけになる。