Q4タスクを体系的に排除する

繰り返される時間の浪費者——ミーティング、レポート、サブスクリプション——を特定し、キャンセルするか、断るか、自動化する。

Why it works

Q4タスク(緊急でも重要でもない)は惰性によって生き残る:それらはかつて関連性があり、馴染みがあり、それらに「ノー」と言うことには小さな社会的あるいは官僚的なコストがかかる。このコストは、排除の分散した時間的利益よりも大きく感じられる——だが1週間を通じて、Q4タスクはしばしば複数時間を消費する。体系的な排除は、カレンダーを受動的なコミットメントの蓄積ではなく、能動的な投資ポートフォリオとして扱うことを必要とする。

How to do it

1. 月に一度、自分の定期的なコミットメントを監査する:すべてのミーティング、サブスクリプション、レポート、義務をリストアップする。
2. それぞれについて問う:「これがなければ、重要な何かが損なわれるだろうか?」
3. このテストに合格するものについて、実際に誰がそれを必要としているか、そしてそれをあなた個人から必要としているかを特定する。
4. 各監査で少なくとも2項目をキャンセル、辞退、あるいは自動化する。

エビデンス

時間利用の研究は、知識労働者が低価値の定期的な活動にどれだけの時間が費やされているかを過小評価していることを一貫して見出している。定期的なカレンダー監査の実践は、研究された介入というより実践者のコンセンサスである。ミーティング負荷に関する研究は、より重いミーティング負荷が低い日々のウェルビーイングと関連していることを見出しており、この実践が排除の対象とする定期的なコミットメントに測定されたコストを与えている。 (anecdotal)

コミットメントを排除する意欲は組織文化と権力に大きく依存する。若手の従業員は、経営陣がまだ重視しているミーティングやレポートを断ったり排除したりできないことが多い。

出典

• Luong, A., & Rogelberg, S. G. (2005). Meetings and more meetings: The relationship between meeting load and the daily well-being of employees. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 9(1), 58–67.

よくある間違い

Q4を一度熱心に監査してその後戻らないこと——排除された項目が再び蓄積し、監査が定期的なメンテナンス実践ではなく一度きりのイベントになってしまう。