スケジュールされたブロックでQ2の時間を守る

週が始まる前に、最も重要な緊急でない作業をカレンダーにスケジュールする——それを予定として扱う。

Why it works

第2象限の作業(重要だが緊急でない)には、その完了を強制する外的な締め切りがない。スケジュールされたブロックがなければ、それは毎日Q1の危機とQ3の緊急事態に押しのけられる。それを事前にスケジュールすることは、あらゆる差し迫った要求と競合する意図から、上書きするのに既知のコストがかかる約束された予定へと変える。

How to do it

1. 毎週日曜日か月曜日の朝に、その週の1〜3個の最も重要な緊急でないタスクを特定する。
2. それぞれについて90分以上のスロットをカレンダーにブロックする——理想的には認知能力のピーク時間に。
3. 本物の緊急事態(Q1)が発生しない限り、これらのブロックを動かせないものとして扱う。
4. 何回のQ2ブロックを完了したか、何回スケジュールし直したかを毎週数える——これがあなたのレバレッジ比率だ。

エビデンス

認知的に負荷の高い作業のタイムブロッキングと事前スケジューリングは、生産性研究においてより高い創造的なアウトプットとより低いタスク切り替えコストと関連している。実行意図(意図を実行する時期と場所を事前に指定すること)のメタ分析は、目標達成に中〜大の効果を見出している——スケジュールされたブロックが緩い意図よりも優れる理由となるメカニズムである——一方、割り込みの研究は、保護されたブロックが防ごうとしている具体的な速度とストレスのコストを文書化している。 (observational)

Q2保護に関する特定のアドバイスは実践者のコンセンサスである。事前スケジューリングとタイムブロッキングに関する根底にある研究はそのメカニズムを支持しているが、このマトリクスの枠組みそのものを研究しているわけではない。

出典

• Gollwitzer, P. M., & Sheeran, P. (2006). Implementation intentions and goal achievement: A meta-analysis of effects and processes. Advances in Experimental Social Psychology, 38, 69–119.
• Mark, G., Gudith, D., & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Proceedings of the SIGCHI Conference on Human Factors in Computing Systems (CHI 2008), 107–110.

よくある間違い

Q2ブロックをスケジュールしながらも、他人がミーティングを要求したときに真っ先にそれを提供してしまうこと——ブロックを保護されたコミットメントではなく自由に使える予約枠として扱ってしまう。