第III象限を体系的に委任するか最小化する

緊急だが重要ではないタスクは最も危険な時間の消耗である――あなたの注意を使わずにそれを処理するシステムを構築する。

Why it works

第III象限のタスク（緊急だが重要ではない）は、その緊急性のためにQ1のタスクのように感じられる――脳は時間的プレッシャーに、まるで利害が高いかのように反応する。しかし、それに対応することは結果を伴わない活動を生む。第III象限のタスクを体系的に委任、自動化、まとめ処理へと振り向けることは、偽の緊急性というプレッシャーを取り除き、第II象限の仕事のための余裕を生み出す。

How to do it

1. あなたの時間記録から、最も頻度の高い第III象限のタスクを特定する。
2. それぞれについて自問する――これは委任できるか？自動化できるか？頻度の低いプロセスにまとめられるか？
3. 少なくとも一つの第III象限のカテゴリーについてルールを設定する――定型返信、委任された受信箱、まとめ処理のシステムなど。

エビデンス

委任と自動化に関する組織研究は、これらの戦略が確実に、より価値の高い仕事のためのマネジメント時間を解放することを示している。第III象限という枠組みはCoveyの実践家としての貢献であり、委任によって低価値の仕事を排除するという根底にある原則はよく支持されている。 (mechanistic)

「第III象限」という枠組みは実践家による分類であり、実証的に定義された構成概念ではない。特定のタスクを第III象限として分類することは文脈依存であり、しばしば議論の余地がある。

よくある間違い

第III象限のタスクを委任しても、あまりに細かく監視してしまい、自分でやったのと同じくらいの時間コストがかかってしまうこと――委任には、他者が違うやり方をするリスクを受け入れることが必要である。