仕事時間の少なくとも20%を第II象限に投資する

重要だがまだ緊急ではない活動のために、毎週意味のある時間を確保する。

Why it works

第II象限の活動――計画、人間関係構築、スキル開発、予防、戦略的思考――には自然な締め切りがなく、したがって受信箱と競い合う緊急性のシグナルもない。それらは危機になるまで決して緊急にならないため、意図によって守られなければならない。第II象限への継続的な投資は、時間とともに第I象限の危機を減らす。予防活動が問題が緊急になることを防ぐからである。

How to do it

1. 自分にとっての第II象限の活動を特定する――緊急性が邪魔をしなければ、もっとやりたいことは何か？
2. 使える仕事時間の20%を計算する（週40時間働くなら8時間）。
3. その時間を、会議が入る前にまずカレンダーに確保する。

エビデンス

予防が下流の危機を減らすという原則は、複数の領域（医療、プロジェクト管理、組織戦略）で支持されている。具体的な20%という配分はCoveyの推奨であり、直接的な実証的根拠はない。 (mechanistic)

20%という閾値は、実証的に導き出された最適値というよりヒューリスティックである。第II象限への投資が第I象限の危機を減らすというより広い原則は妥当であり、実践家によって広く裏づけられている。

出典

• Zhu, M., Yang, Y., & Hsee, C. K. (2018). The Mere Urgency Effect. Journal of Consumer Research, 45(3), 673-690.

よくある間違い

週が忙しくなると第II象限の時間を最初に削ってしまうこと――これはまさに第II象限の保護が最も必要とされ、最もよく放棄されるときである。