トピックではなく認知モードでタスクを分類する

バッチ間の精神的なギアチェンジを最小化するため、単なるプロジェクトではなく、必要とされる思考のタイプでタスクをまとめる。

Why it works

異なるタスクタイプは異なる前頭前野と注意の回路を活性化させる：分析的な文章作成は逐次的な言語処理を使い、ビジュアルデザインは空間処理を使い、メールは社会的認知と素早い切り替えを使う。トピックでバッチしながらもモードを混在させること（例えば報告書メールを提案書の執筆と並行して作成する）は依然として切り替えコストを課す。認知モードによるバッチング——生成的な執筆はすべてまとめて、レビューはすべてまとめて——はバッチ内の一貫性を最大化する。

How to do it

1. 1週間分のすべてのタスクタイプをリストアップし、その主要な認知モードにラベルをつける：「生成」（ゼロから作ること）、「レビュー」（既存の作業を評価すること）、「コミュニケーション」（人への応答）、「事務」（低認知の実務作業）。
2. 各モードを、ブロック内でモードを混ぜるのではなく、専用の時間枠に割り当てる。
3. 新しいタスクが現れたら、スケジュールする前にモードカテゴリーに分類する。
4. 2週間後、どのモード移行が最もコストが高く感じられるかに気づく——それが最も保護する価値のある切り替えだ。

エビデンス

タスク切り替えに関する研究は、異なる応答セットを要求するタスク間の切り替えが、物理的な切り替えの仕組み以上のパフォーマンスコストを課すことを一貫して示している——準備ができたと感じても時間のかかる「タスクセット再構成」プロセスだ。 (observational)

タスク切り替えの実験室研究は単純で制御されたタスクを使う。実際の知的作業における切り替えコストの大きさは、タスクの複雑さと個人によって異なる。

出典

• Monsell (2003), task switching review, Trends in Cognitive Sciences

よくある間違い

プロジェクトのラベル（「マーケティングの仕事すべて」）でバッチングしながらも、バッチ内で認知モードを混ぜてしまうこと——これはバッチが排除するはずだった切り替えコストの大部分を温存してしまう。