シンプルで少数のリストのシステムを保つ

できる限り少ないリストを使う—一つの受信箱、いくつかの文脈リスト、それ以上凝ったものは持たない。

Why it works

複雑な生産性システムは、それ自体の維持コストを生み出す—整理し、タグ付けし、再ファイリングするために費やされる時間は、本来実行に費やされるはずだった時間である。最小限のシステム(処理すべき一つの受信箱、短い次の行動リスト、いつかリスト)は、それ自体がプロジェクトになることなく、未処理の課題を頭の外に保つのに十分な構造を持つ。簡素さがシステムを信頼できるものにし続ける。それが維持し続けられるものだからだ。

How to do it

1. タスクのインフラを最小限に削減する。一つの受信箱、一つの日次行動リスト、一つのいつかリスト。
2. 本物の問題がそれを必要としない限り、新しいカテゴリ、ラベル、ツールを追加することに抵抗する。
3. 定期的な(週次の)レビューを使って、各リストを最新かつ短く保つ。
4. システムの維持に一日数分以上かかるなら、さらに単純化する。

エビデンス

認知負荷理論と機構的に整合している。複雑なファイリングシステムを維持するために必要な精神的努力は、実際の仕事に使える資源を減らす。シンプルなシステムはまた、一貫して使われる可能性が高く、これが最も重要な変数である。スウェラーの基礎的な研究は、外的負荷—情報がどう組織されているかに費やされる努力であり、タスクそのものに費やされるものではない—が、実際の仕事に利用できる作業記憶容量と直接競合することを確立した。これはまさに過剰に構築されたシステムが課す税金である。 (mechanistic)

最適なシステムの複雑さは個人によって異なる。タスク量が非常に多い役割は、ミニマリズムが許す以上の構造を本当に必要とするかもしれない。

出典

• Sweller, J. (1988). Cognitive load during problem solving: Effects on learning. Cognitive Science, 12(2), 257–285.

よくある間違い

実際に仕事を完了させるよりも、生産性システムを設計し再構築することに多くの時間を費やすこと—ツールがタスクになってしまう「生産性ポルノ」である。